«TMIs» Tareas Más Importantes… Las rocas grandes y no tan grandes de mi semana

«El trabajo pesado es por lo general la acumulación de tareas livianas que no se hicieron a tiempo» – Henry Cooke

En un post anterior estuve hablando un poco sobre lo que son las TMIs (Tareas Más Importantes) de las cuales habla Leo Babauta en su libro Zen To Done. Hoy profundizaré en estas tareas que, si las utilizamos de forma correcta, nos ayudarán enormemente a avanzar en nuestro proyectos.

Primero debemos definir correctamente el concepto de «Tareas Más Importantes». Las TMIs son las actividades clave que debemos realizar día con día para hacer que nuestros proyectos sigan moviéndose, en otras palabras, son las tareas que si, en un día determinado, únicamente podemos finalizar estas actividades, y ninguna otra más, podemos considerar nuestro día como productivo.

Determinando las grandes rocas «Big Rocks»

Un día a la semana (yo utilizo el sábado después del trabajo) debes sentarte y elegir 3 cosas que quieres cumplir en la semana siguiente, son tus 3 metas o grandes rocas de la semana, generalmente son subproyectos de un proyecto más grande o son proyectos pequeños que tenemos en nuestra «Lista de Proyectos» (GTD). Pueden ser 2 ó 4 o más pero se recomiendan 3 para no sobrecargarnos de trabajo. Algunos ejemplos:

1. Terminar el boceto del programa de prevención de accidentes.
2. Organizar la fiesta de cumpleaños sorpresa de mi mejor amiga.
3. Ordenar el guardarropa.

Debemos elegir nuestra metas ya sea por prioridad, por necesidad o por urgencia, tu eliges, pero deben ser cosas que quieras cumplir en la semana.

**Para los que no están familiarizados con GTD (Getting Things Done), les explico rapidito, GTD es un sistema de organización que se basa en un conjunto de listas que nos sirven para organizar todas las tareas que vamos a realizar en nuestro día a día. Si quieres saber un poco más al respecto te recomiendo leer uno de mis notas anteriores: Métodos de organización… ¿Cuál es el mejor? (1).

Determinando las rocas no tan grandes «Small Rocks»

Ahora cada una de las 3 metas que elegiste como grandes rocas tienen actividades que debes realizar para llegar a tu objetivo, éstas son las rocas no tan grandes «Small Rocks». Generalmente estas actividades ya las tenemos escritas en nuestra lista de «Acciones siguientes» (GTD) y si no, lo ideal es hacer una lluvia de ideas, anotando todas las actividades que debemos realizar para finalizar nuestra Big Rock. Tienes dificultad para desarrollar tus proyectos te dejo una de mis notas anteriores que podría servite: ¡Tengo un proyecto!… Ahora ¿qué sigue?

1. Escribe todas las tareas que necesites completar para cada una de tus Big Rocks.
2. Si tienen alguna secuencia, lo mejor sería escribirlas en orden.
3. Cada noche (o de lo contrario cada mañana a primera hora) elegir entre 3 a 5 de tus Small Rocks para realizarlas al día siguiente, estas son tus TMIs del día.

NOTA: No mezclar nuestras TMIs del día con las acciones programadas en nuestra agenda, recuerda que lo que escribimos en nuestra agenda es sagrado, pues son acciones que forzosamente debemos realizar, nuestras TMIs son sumamente importantes pero no estamos forzados a hacerlas este día, lo que recomiendo es anotarlas en otra parte que no sea nuestra agenda.

Cumpliendo con mis TMIs

Les dejo mi recomendación de cómo utilizar nuestras TMIs junto a nuestras otras actividades.

1. Revisar nuestra agenda y realizar las actividades que tenemos en ella, ya que éstas no las podemos dejar pasar.
2. Revisar nuestra lista de TMIs y realizar todas las actividades planeadas. Si por alguna razón no podemos terminarlas (que haya muchas interrupciones o algo urgente suceda) escribiremos las TMIs sin completar para el día siguiente. NOTA: No por el hecho de poder hacer estas actividades al día siguiente vamos a dejarlas pasar y dejarlas en un plano secundario, ya que, después de las actividades de nuestra agenda, son de alta prioridad, ¡HAGÁMOSLAS!
3. Al terminar nuestras Tareas Más Importantes, revisar nuestra lista de «Acciones siguientes» y si podemos avanzar en alguna de ellas, realizarla.
4. Si hay una urgencia o interrupción que no podemos evitar, si amerita nuestra atención, suspender nuestra actividad, luego siempre podremos retomarla; si no lo amerita debemos continuar con la actividad que estamos realizando. Seamos sinceros con nosotros mismos, una notificación en facebook o un mensaje nunca son una urgencia.
5. Hay ocasiones en las que tenemos un tiempo libre como cuando esperamos la cita con el dentista, los 15 minutos de receso de nuestra junta, y no es suficiente para hacer un TMI, entonces podemos elegir una actividad de nuestra lista de acciones siguientes, leer algo o disfrutar el momento libre, lo importante es aprovechar el tiempo que tenemos.

Las Tareas Más Importantes son, a mi parecer, una de las claves para hacer que nuestros proyectos avancen, y no sólo los profesionales, sino también los personales, aunque la verdadera clave del sistema es la motivación de completar nuestros proyectos, pero de eso hablaremos en otro post.

Espero les haya servido el post, si les gustó no olviden compartirlo en redes sociales, muchas gracias, nos leemos en el siguiente.

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