Métodos de organización…¿Cuál es el mejor? (1)

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“Recuerda, siempre podrás ganar más dinero , pero el tiempo gastado nunca se recupera” – Zig Ziglar

En mi post anterior “¿¿Optimizar??” hablamos de que el verdadero problema es que no sabemos gestionar nuestro tiempo y nuestros recursos en cada aspecto de nuestra vida y de que para optimizar nuestra vida debemos de encontrar el mejor método, para nosotros, para organizar nuestro tiempo y recursos, entonces en este post hablaré de uno de ellos.

Cuando empecé a leer acerca de la gestión del tiempo, hace unos años atrás, me topé con un gran número de consejos, listas de tareas, prioridades A B C, agendas de papel, electrónicas, etc., pero muchos de los blogs a los que acudía me hablaban sobre el método GTD (Getting Things Done) de David Allen así que decidí leer el libro “Organizate con Eficacia” que es la versión en español de “Getting Things Done”y actualmente es, para mi, el más completo de todos los métodos.

      En el método planteado por David Allen se siguen 5 pasos principales para mantener el control de tu tiempo:

  1. Recopilación: Anotar todas aquellas cosas que nos pasan por la cabeza, pero absolutamente todo aquello que nos llame la atención, comprar comida para mi perro, llevar la ropa a la tintorería, remodelar la casa, etc. Y lo puedes hacer en una simple hoja de papel o si prefieres la tecnología, algún instrumento electrónico
  2. Procesamiento: Decidir que hacer con cada tarea.
    • Hacerla: Si podemos llevarla a cabo en menos de 2 minutos.
    • Deshecharla: Si no nos sirve de nada.
    • Guardarla: Si por el momento no puedo hacer nada con ella pero en un futuro si, o si es material que no tiene una acción que realizar pero merece la pena ser guardado.
    • Delegarla: Si yo no puedo hacerla, pero alguien más si puede.
  3. Organización: Si decidimos guardarla, se debe tener un sistema para organizarla.
    • Archivo de consulta: Aquí se guarda el material que no tiene una acción por hacer pero vale la pena guardar como documentos, cartas, recibos, etc. Se recomienda hacerlo por orden alfabético.
    • Proyectos: Cuando debes hacer más de una acción para cumplir lo que te propones debes anotarla en la lista de “Proyectos”, remodelar la casa, comprar una nueva computadora, etc.
    • Material de apoyo para proyectos: Es el material que utilizas para llevar a cabo un proyecto como planos, cotizaciones, etc., debemos mantenerlo por separado de nuestra lista de proyectos, sólo lo usamos cuando estamos trabajando en el proyecto específico.
    • Calendario o agenda: Aquí sólo debemos anotar las acciones que tienen fecha y hora específicas, o un día en específico para realizarse pero no una hora necesariamente.
    • Acciones siguientes: Lista de todas las acciones que debes realizar, aquí David Allen nos recomienda separarla por contextos como: Casa, Oficina, Supermercado , Computadora, etc, para que se nos facilite al momento de elegir la acción que vayamos a realizar.
    • Algún día/Tal vez: Todas aquellas acciones que por el momento no queremos o no podemos realizar, pero que queremos llevar a acabo en un futuro como aprender a tocar la guitarra, viajar a Roma, comprar un auto nuevo.
    • En espera: Aquí va lo que hemos delegado y de lo que estamos esperando resultados.
  4. Revisar: Hay que revisar las listas de acciones siguientes las veces que sean necesarias en el día para realizar las tareas que tenemos dependiendo de el lugar donde estemos, si estamos en la oficina, revisar la lista de “Oficina” lo mismo si estamos en casa. La revisión semanal se hace con todas las listas para ver cual ya se realizó, nos hace falta algo, revisar el progreso de nuestros proyectos, etc.
  5. Hacer: Elegir una acción siguiente para realizarla dependiendo del tiempo que tengamos y la energía para realizarlo, ya que tenemos más energía por la mañana que por la tarde y tenemos más tiempo en nuestra hora de descanso que esperando a que nos atienda el dentista.

Ese es un pequeño resumen de la estrategia que David Allen plantea, yo recomiendo ampliamente leer el libro para entender a la perfección la filosofía que maneja GTD, además que en él te llevan paso por paso en el procedimiento.

Este método para mi es el más completo, pero si es un poco difícil de seguir al 100%, aunque con disciplina y motivación al cabo de poco empezarás a experimentar la productividad personal sin estrés.

Entradas relacionadas:

  1. ¿¿Optimizar??
**DISCLAIMER: GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de la David Allen Company y ni yo ni la información relacionada con productividad personal que proporciono estamos respaldados, aprobados, certificados o apoyados en modo alguno por David Allen o la David Allen Company.
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Un comentario en “Métodos de organización…¿Cuál es el mejor? (1)

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