Métodos de organización… ¿Cuál es el mejor? (2)

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“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida” – Benjamin Franklin

Como dije en mi anterior post, para mi, el método más completo de organización personal es GTD (Getting Things Done), pero eso no quiere decir que debemos usarlo al 100% y sin pero alguno como lo dice el mismo David Allen. En el tiempo que he usado este método he encontrado algunos detalles que son dignos de mencionar, uno de ellos es, que GTD es perfecto para organizar tus acciones siguientes pero a la hora de ir a la acción se basa en la espontaneidad de elegir al momento la actividad a realizar, lo cual, en mi caso, me hace dejar estancados algunos proyectos por el hecho de “dejar pasar” sus acciones siguientes y continuar con otras que son más fáciles o “cómodas” de hacer para mi. A partir de este detalle de GTD comencé a complementarlo con otro método similar pero que me ayudó a resolver el problema del seguimiento de mis proyectos y este es ZTD (Zen to Done) de Leo Babauta el cual consiste en 10 hábitos, algunos de ellos son muy parecidos a los manejados por David Allen pero hay otros que lo complementan.

10 Hábitos de Zen to Done:

  1. Capturar: Sacar todo lo que tienes en tu mente y ponerlo en un papel, de manera que no lo olvides. Siempre traer consigo una libre, hoja de papel o algún elemento electrónico para anotar todo eso que se nos venga a la mente y no perderlo. Al llegar a la casa o la oficina vaciar tus notas en la lista de tareas.
  2. Procesar: De todas las cosas que tienes en tus notas o “bandejas de entrada” (papeles físicos, correo electrónico, fax, libreta, etc.) debemos tomar la decisión de qué hacer con ellas:
    • Hacerla: Si el realizar la tarea te cuesta 2 minutos o menos. ¡Hazla!
    • A la basura: Todas las cosas que son irrelevantes para ti, se sincero contigo mismo y tira todo lo innecesario.
    • Delegarla: A otras personas que puedan hacer la tarea.
    • Archivarla: Ponerla en algún archivo para ser revisada en el futuro. Normalmente es información interesante que nos servirá en el futuro.
    • Ponerla en el calendario o en tu lista de tareas: Sólo se debe poner en la agenda o calendario las citas con fecha y hora, o con fecha pero no hora en específico. Para el resto esta la lista de tareas.
  3. Planificar: Cada semana haz una lista de las grandes cosas que quieres conseguir, Luego cada día haz una lista que contenga de 1 a 3 TMI’s (Tareas Más Importantes) que son las cosas que quieres tener hechas al final del día. Trata de terminarlas como primera opción de la mañana para asegurarte que las cumples. (Este hábito es el que más me ha ayudado a avanzar en mis proyectos activos).
  4. Hacer: Hacer una cosa, y sólo una cosa a la vez, sin distracciones.
  5. Mantén un sistema de confianza, simple y sencillo: Mantén listas de tareas simples y revísalas diariamente. (Aquí es dónde yo uso el sistema GTD de organización).
  6. Organizar cada cosa en su lugar: Poner cada cosa en el lugar que le corresponde y lo más pronto posible, para evitar que se acumulen. Mantener un escritorio limpio te ayudará a concentrarte.
  7. Revisar: Hacer una revisión semanal de todo tu sistema, concentrándote en tus objetivos importantes así como los objetivos anuales, ver que tanto haz avanzado en cada uno de ellos. Una vez al mes hacer una revisión de tus metas y una vez al año de tus objetivos anuales y vitales.
  8. Simplificar: Reduce tus proyectos y tus tareas a lo esencial, sólo deja los proyectos que estén de acuerdo con tus objetivos anuales, así será más sencillo elegir las TMI’s. (Aquí yo manejo el “Algún día/Tal vez” de GTD para archivar lo que quiero hacer pero no es vital para el momento, porque, aunque por el momento no puedo, aún quiero aprender a tocar un instrumento musical).
  9. Establece rutinas: Hacer algunas rutinas que se acoplen a tus necesidades como una rutina matutina, una después del trabajo, antes de dormir, etc. debes de mantener las rutinas para que funcionen. (Aquí yo aplico las “Checklist” de las que habla David Allen en su libro, para apoyarme con las rutinas).
  10. Encuentra tu pasión: Haz de tu trabajo algo que te guste y no tendrás ningún problema al completar tus listas de tareas.

¿Qué les pareció? ¿Cuál es el mejor? Los dos son sistemas que se complementan y por supuesto siempre podemos poner nuestro granito de arena y completar nuestro propio sistema de organización, por algo le llaman Organización Personal.

Puedes encontrar el libro ZTD en versión español aquí.

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Entradas relacionadas:

  1. Métodos de organización… ¿Cuál es el mejor? (1)
  2. ¿¿Optimizar??
**DISCLAIMER: GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de la David Allen Company al igual que ZTD® y Zen to Done® son registradas por Leo Babauta, y ni yo ni la información relacionada con productividad personal que proporciono estamos respaldados, aprobados, certificados o apoyados en modo alguno por David Allen o Leo Babauta.
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Un comentario en “Métodos de organización… ¿Cuál es el mejor? (2)

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